Záznam z jednání: co v něm nesmí chybět a jak ho mít hotový za pár minut

Kratší než třicet minut po každé schůzce, a přesto je to práce, kterou poradci odkládají nejčastěji. Záznam z jednání přitom není formalita: chrání klienta, chrání vás a při kontrole je to první dokument, který se otevře.

K čemu záznam z jednání je

Záznam dokládá, z čeho jste při doporučení vycházeli: co klient chtěl, v jaké je situaci a proč jste mu doporučili právě tento produkt. Když se klient za dva roky ozve, že mu produkt nesedí, je záznam jediné, co ukáže, jak jednání skutečně proběhlo.

Co do záznamu patří

• Požadavky a cíle klienta. Co chce a proč. Například hypotéka na byt za 4,2 milionu se splátkou do 18 000 Kč.
• Potřeby a finanční situace. Rodina, příjmy, závazky, rezervy, rizika domácnosti. U investic také horizont a vztah k riziku.
• Doporučení. Konkrétní produkt a jeho hlavní parametry.
• Důvod doporučení. Jak doporučení odpovídá požadavkům a potřebám. Tohle je část, která v záznamech chybí nejčastěji.
• Rizika a omezení. Co jste s klientem probrali, například změna sazby po fixaci nebo výluky z pojištění.
• Další kroky a podpisy. Co se dohodlo, kdo co pošle a do kdy.

Konkrétní náležitosti určuje zákon pro daný typ produktu a pravidla vaší sítě. Formulář vaší sítě má vždy přednost, tento seznam slouží jako kontrola, že vám nic neuteklo.

Nejčastější chyby

• Obecné formulace. „Klient chce zajistit rodinu“ neříká nic. „Při nemoci manžela by rodina nezvládla splátku 18 000 Kč“ říká všechno.
• Chybí důvod doporučení. Produkt je v záznamu, vazba na potřeby klienta ne.
• Rizika nejsou zapsaná. Probrali jste je, ale v záznamu o tom nic není.
• Záznam psaný zpětně. Večer po pěti schůzkách si detaily nepamatuje nikdo.

Šablona, kterou můžete použít hned

Klient: jméno, datum a místo jednání
Požadavky a cíle: …
Potřeby a finanční situace: …
Doporučení: …
Důvod doporučení: …
Rizika probraná s klientem: …
Další kroky: …
Podpis poradce a klienta

Jak mít záznam hotový za pár minut

Nejrychlejší cesta je nepsat ho vůbec ručně. ZAPSIO schůzku se souhlasem klienta nahraje v mobilu a samo připraví záznam z jednání ve struktuře výše. Upozorní vás, co v něm chybí, a vy ho jen zkontrolujete a stáhnete jako PDF. Termíny jako konec fixace vám navíc připomene, až přijde čas na další obchod.

Zpět na blog