Väčšina stretnutí sa zbytočne vlečie preto, že prvých dvadsať minút padne na „pripomenutie, kde sme skončili“ a hľadanie kontextu. Pritom kto príde pripravený, dostane sa k jadru veci hneď, a často ju uzavrie skôr, než ostatní vôbec otvoria notebook.
Prečo nepripravené stretnutie bolí
Začínate stretnutie a namiesto k veci sa prvých desať minút snažíte spomenúť si, čo bolo minule. Niekto otvára staré e-maily, iný listuje v poznámkach, tretí hovorí „ja si to nejako nepamätám“. Energia aj čas sú preč ešte skôr, než ste k niečomu dospeli. A keďže všetci cítia, že to nikam nevedie, klesá aj chuť niečo rozhodnúť.
Checklist pred každým stretnutím
Príprava nemusí trvať dlho. Stačí týchto päť vecí:
- Cieľ, jednou vetou: čo sa musí na konci stať?
- Kontext, čo sa dohodlo minule a čo sa odvtedy zmenilo.
- Otvorené úlohy, čo malo byť hotové a ako to dopadlo.
- Otázky na rozhodnutie, konkrétne body, ku ktorým potrebujete „áno/nie“.
- Podklady, čísla, návrhy, dokumenty, nech sa nehľadajú za behu.
Stretnutie, ktoré pripravíte za päť minút vopred, vám ušetrí dvadsať minút počas neho, a často rozhodne o tom, či vôbec k rozhodnutiu dôjde.
Kde vziať kontext bez práce
Najväčší zádrhel prípravy je „čo vlastne bolo minule“. Ak si poznámky nerobíte, nemáte z čoho čerpať. A ak robíte, aj tak ich musíte lúštiť.
Tu pomôže ZAPSIO. Z každého predchádzajúceho stretnutia máte hotové zhrnutie, kľúčové body a zoznam úloh, prehľadne na jednom mieste. Príprava na nadväzujúce stretnutie je potom otázkou minúty: otvoríte posledný záznam, pozriete na otvorené úlohy a viete presne, kde nadviazať.
Pripravený vždy vedie
Keď prídete s jasným cieľom, kontextom a konkrétnymi otázkami, stretnutie dostane tempo. Ostatní to ocenia, nikoho nebaví hodinové blúdenie. A vy budete tým, kto veci uzatvára, nie tým, kto ich donekonečna odkladá na nabudúce.
Chcete na stretnutia chodiť pripravení?
So ZAPSIO máte z každého stretnutia hotový záznam aj úlohy. Vyskúšajte 5 dní zadarmo.
Vyskúšať ZAPSIO zadarmo